A pesquisa da Flash mostra aumento de pedidos de reembolso com violações às políticas. Saiba o que pode e não pode na prestação de contas corporativas.
Uma pesquisa revelou que o valor médio do reembolso dos gastos corporativos dos colaboradores foi de R$ 121,61 por despesa, totalizando em média R$ 2 mil por mês, no decorrer do primeiro semestre. Contudo, ao solicitar a restituição dos valores, muitos indivíduos acabaram tendo prejuízos: observou-se um aumento de 78% no número de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das empresas.levantamento
Diante desse cenário, é fundamental que as organizações estejam atentas para evitar possíveis problemas e garantir que o processo de compensação seja justo e transparente para todos os colaboradores. A indenização adequada dos gastos corporativos é essencial para manter a integridade e a confiança no sistema de reembolso da empresa.
Problemas com Reembolso e Políticas de Compensação
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em compensações não reembolsáveis por colaborador. Se as falhas acontecem todos os meses, ao término de um ano, o dano pode alcançar R$ 4.800. O levantamento foi conduzido pela Flash, sistema de controle da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos tamanhos. As infrações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo para a prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante do gasto (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, a restituição pode ser recusada. Mesmo em empresas com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para a equipe financeira por resultar em custos adicionais. A falta de comprovantes também pode ser um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, afirma Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de controle de despesas na Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso na restituição pode resultar em danos financeiros, já que o colaborador pode ter que arcar com despesas do próprio bolso.
Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras formalmente, como por meio de seu site. O texto deve trazer as consequências pelo não cumprimento das regras, que podem ir desde uma advertência até não reembolsar os itens que o empregado estava ciente que não poderia consumir e que, mesmo assim, inseriu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse caso, quem realizou o gasto assume os valores que não eram permitidos. Diante disso, a pessoa é obrigada a cumprir o que está disposto na política da empresa. Em caso de reincidência, poderá até ocorrer o seu desligamento’, esclarece. Quanto aos valores que podem ser gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser fixados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso dos gastos feitos no cartão corporativo, se o valor exceder o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem pedir o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontar o valor em sua folha de pagamento. Mas há ainda outras situações envolvendo gastos que são mais graves e consideradas fraudes, segundo o executivo da plataforma: Despesas falsas: submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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